Manajemen Operasional - MRP (Material Requirement Planning) and ERP (Entreprise Resource Planning)

MRP (Material Requirement Planning) and ERP (Entreprise Resource Planning)

A. Permintaan Dependen

Permintaan dependen adalah permintaan untuk sebuah jenis barang yang berkaitan dengan permintaan jenis barang yang lain. Permintaan untuk jenis barang dikatakan dependen ketika hubungan antarbarangnya dapat ditentukan. Oleh karena itu, ketika manajemen menerima sebuah pesanan atau membuat perkiraan permintaan untuk produk akhir, jumlah yang diperlukan untuk semua komponen dapat dihitung karena semua komponen merupakan jenis barang dependen. Teknik dependen yang digunakan dalam sebuah lingkungan produksi disebut perencanaan kebutuhan bahan (material requirement planning – MRP).

MRP telah berkembang menjadi dasar bagi Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resource Planning – ERP) karena menyediakan struktur yang bersih untuk permintaan dependen. ERP adalah sebuah sistem informasi untuk mengidentifikasikan dan merencanakan sumber daya pada skala perusahaan yang diperlukan untuk mengambil, membuat, mengirim, dan menghitung pesanan pelanggan.

B. Persyaratan Model Persediaan Dependen

1. Jadwal produksi induk (apa yang akan dibuat dan kapan).
2. Spesifikasi atau daftar kebutuhan bahan (bahan dan komponen yang diperlukan untuk membuat produk).
3. Ketersediaan persediaan (apa yang ada di persediaan).
4. Pesanan pembelian yang belum dipenuhi (apa yang berada dalam pemesanan juga disebut tagihan yang diperkirakan).
5. Waktu tunggu (berapa waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan berbagai komponen)

Jadwal Produksi Induk

Sebuah jadwal produksi induk (master production schedule – MPS) memerinci apa yang akan dibuat dan kapan. Jadwal ini harus sesuai dengan produksi. Rencana produksi menetapkan keseluruhan tingkat keluaran dalam terminology yang luas. Salah satu keunggulan utama MRP adalah kemampuannya menentukan dengan tepat kelayakan sebuah jadwal di dalam keterbatasan kapasitasnya.

Proses perencanaan ini dapat memberikan hasil yang sempurna. Jadwal produksi induk menunjukkan apa yang diperlukan untuk memenuhi permintaan dan sesuai dengan rencana produksi. Jadwal produksi induk adalah sebuah pernyataan tentang apa yang akan diproduksi, dan bukan perkiraan permintaan. Jadwal produksi induk dapat dinyatakan dalam salah satu istilah berikut:

1. Pesanan pelanggan pada sebuah perusahaan dengan bengkel kerja (membuat berdasarkan pesanan – make to order).
2. Modul pada sebuah perusahaan berulang (merakit berdasarkan pesanan atau perkiraan – assemble to order atau forecast).
3. Sebuah barang jadi pada sebuah perusahaan kontinu (membuat simpanan berdasarkan perkiraan – stock to forecast).

Daftar Kebutuhan Bahan

Daftar kebutuhan bahan (bill of material – BOM) adalah daftar jumlah komponen, komposisi, dan bahan yang diperlukan untuk membuat sebuah produk. Gambar individu tidak hanya menguraikan dimensi fisis, tetapi juga pengolahan khusus serta bahan baku asal dari setiap bagian. Walaupun demikian, karena sering terburu-buru menghadirkan sebuah produk baru ke pasar, gambar dan daftar kebutuhan bahan mungkin tidak lengkap atau bahkan tidak pernah ada. Daftar kebutuhan bahan dapat diatur menurut modul produk. Moduk bukanlah produk akhir yang dijual, tetapi merupakan komponen yang dapat diproduksi dan dirakit menjadi unit.

Modul-modul ini sering menjadi komponen utama dari produk akhir atau pilihan produk. Daftar kebutuhan bahan untuk modul disebut daftar moduler (modular bill). Daftar perencanaan adalah pengelompokkan bahan yang dibuat untuk menugaskkan induk tiruan kepada daftar bahan; disebut juga daftar “palsu”. Daftar bahan sementara adalah daftar bahan untuk komponen, biasanya bahan yang dirakit, yang hanya ada sesaat, tidak pernah dipersediakan. Pengodean tingkat rendah adalah angka yang mengidentifikasikan barang pada tingkat terendah yang ada.

Catatan Persediaan yang Akurat

Informasi mengenai apa yang ada dalam persediaan adalah hasil dari manajemen persediaan yang baik. Manajemen persediaan yang baik adalah kebutuhan mutlak bagi sebuah sistem MRP untuk dapat bekerja.

Pesanan Pembelian yang Belum Terpenuhi

Informasi mengenai pesanan yang belum dipenuhi perlu diketahui sebagai hasil sampingan dari departemen pembelian dan pengendalian persediaan yang dikelola dengan baik. Ketika pesanan pembelian dipenuhi, catatan pesanan tersebut dan tanggal pengiriman yang sudah dijadwalkan harus tersedia bagi karyawan bagian produksi. Hanya dengan data pembelian yang baik, para manajer dapat menyiapkan rencana produksi yang baik dan melaksanakan sistem MRP secara efektif.

C. Struktur MRP

Walaupun sebagian besar sistem MRP bersifat terkomputerisasi, prosedur MRP mudah dan dapat dilakukan secara manual. Jadwal produksi induk, daftar kebutuhan bahan, catatan persediaan dan pembelian, serta waktu tunggu untuk setiap jenis barang komposisi dari sebuah sistem perencanaan kebutuhan bahan. Bila komposisi ini tersedia dan akurat, langkah berikutnya adalah membuat sebuah rencana kebutuhan bahan bruto.

Gambar 1  Struktur MRP

Rencana kebutuhan bahan bruto adalah jadwal yang menunjukkan permintaan total untuk sebuah barang (setelah dikurangi persediaan di tangan dan tagihan terjadwal) dan (1) kapan harus dipesan dari pemasok, atau (2) ketika produksi harus dimulai untuk memenuhi permintaan pada tanggal tertentu. Jika ada persediaan yang sudah siap, maka dibuatlah sebuah rencana kebutuhan neto.

D. Manajemen MRP

Dinamika MRP

Model MRP dapat disesuaikan untuk mencerminka perubahan-perubahan yang terjadi. Untungnya, kekuatan utama MRP adalah kemampuan perencanaan ulang yang tepat waktu dan akurat. Perubahan ini sering menghasilkan kegelisahan sistem. Terdapat dua alat bantu yang sangat menolong ketika berusaha mengurangi kegelisahan sistem MRP. Alat bantu pertama adalah pagar waktu, yaitu cara untuk memungkinkan sebuah segmen jadwal induk untuk dirancang sebagai “tidak untuk dijadwal ulang”. Alat bantu kedua adalah pegging, yaitu menelusuri BOM ke atas, mulai dari komponen hingga ke barang induk.

Dengan MRP,manajer operasi dapat bereaksi terhadap dinamika dunia nyata,seberapa sering manajer mengharapkan perubahan pada perusahaan tersebut ,keputusan professional diperlukan.

MRP dan JIT

Sebuah sistem MRP yang digabungkan dengan JIT memberikan yang terbaik bagi keduanya. MRP menyediakan jadwal induk yang baik dan gambaran kebutuhan yang akurat; kemudian, JIT cepat memindahkan bahan dalam lot yang kecil-keci, mengurangi persediaan barang setengah jadi (penjadwalan kapasitas terbatas / ember, pendekatan ember kecil, pendekatan arus yang diseimbangkan, supermarket).

E. Teknik Penentuan Ukuran Lot

Ada berbagai cara menentukan ukuran lot dalam sebuah sistem MRP; peranti lunak MRP komersil umumnya memiliki beberapa pilihan teknik penentuan ukuran lot. Beberapa teknik tersebut akan dibahas pada pembahasan berikut.

Lot untuk lot, yaitu teknik penentuan ukuran lot yang menghasilkan secara tepat apa yang diperlukan untuk memenuhi rencana. Keputusan ini konsisten dengan sasaran sistem MRP, yaitu memenuhi kebutuhan permintaan yang dependen.

Kuantitas Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity – EOQ), dapat digunakan sebagai suatu teknik penentuan ukuran lot. Namun EOQ lebih mudah dipakai ketika terdapat permintaan bebas yang relatif tetap, bukan ketika permintaan diketahui.

Penyeimbang Periode Bagian (Part Period Balancing – PPB), adalah sebuah pendekatan yang lebih dinamis untuk menyeimbangkan biaya penyetelan dan penyimpanan. PPB menggunakan informasi tambahan dengan mengubah ukuran lot untuk menggambarkan kebutuhan ukuran lot berikutnya di masa datang.

Alogaritma Wagner-Whitin, adalah sebuah model pemrograman dinamis yang menambahkan beberapa kerumitan pada perhitungan ukuran lot. Prosedur ini mengasumsikan sebuah horizon waktu yang terbatas di luar keadaan di mana tidak ada kebutuhan neto tambahan.

F. Pengembangan Dari MRP

1. Perencanaan Kebutuhan Bahan II

Adalah teknik yang benar-benar ampuh. Sistem ini memungkinkan, dengan adanya MRP, penambahan dan persediaan dengan variabel sumber daya lain. Dalam kasus ini, MRP menjadi material resource planning (perencanaan sumber daya bahan).

2. MRP Loop-Tertutup

Perencanaan kebutuhan bahan loop-tertutup berarti sebuah sistem MRP yang menyediakan umpan balik untuk penjadwalan dari sistem pengendalian persediaan. Sistem ini menyediakan informasi mengenai rencana kapasitas, jadwal produksi induk, dan rencana produksi.

3. Perencanaan Kapasitas

Laporan beban memperlihatkan kebutuhan sumber daya dalam sebuah pusat kerja untuk semua pekerjaan yang dibebankan pada pusat kerja tersebut, semua pekerjaan yang direncanakan, dan pesanan yang diharapkan. Berikut kiat untuk mengurangi beban dan memperkecil dampak waktu tunggu yang diubah:

1. Tumpang tindih yang mengurangi waktu tunggu, mengirimkan bagian-bagian barang ke operasi kedua sebelum keseluruhan lot diselesaikan pada operasi pertama.
2. Pemilahan operasi mengirimkan lot kedua mesin berbeda untuk operasi yang sama.
3. Pemilahan lot atau pesanan, yaitu memecah pesanan dan menjalankan sebagian pesanan sebelum waktunya.

G. Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP)

Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resource Planning – ERP) adalah peranti lunak yang memungkinkan perusahaan untuk: (1) mengotomatisasi dan mengintegrasikan banyak proses bisnis mereka, (2) berbagi basis data dan praktik bisnis yang umum di seluruh perusahaan, serta (3) menghasilkan inforasi dalam waktu terkini.

Tujuan suatu sistem ERP adalah mengoordinasikan bisnis perusahaan secara menyeluruh, mulai dari mengevaluasi pemasok hingga menagih ke pelanggan. Sistem ERP mencakup hal-hal berikut:

1. Peranti lunak Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management – SCM) untuk mendukung komunikasi antar vendor yang canggih, aktivitas e-commerce, dan aktivitas yang penting bagi logistic dan pergudangan yang efisien.
2. Peranti lunak Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management – CRM) untuk masukan bagi bisnis.

Kelebihan dan Kekurangan Sistem ERP

Kelebihan

1. Menyediakan integrasi antara proses rantai pasokan, produksi, dan administrasi.
2. Menciptakan basis data yang umum dan sama.
3. Dapat melakukan perbaikan, rekayasa, “proses-proses yang terbaik”.
4. Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antara berbagai unit dan lokasi bisnis.
5. Memiliki sebuah basis data peranti lunak dengan pengodean yang dapat diperoleh dengan mudah, tanpa pemesanan khusus.
6. Dapat memberikan suatu keuntungan strategis dibandingkan dengan pesaing.

Kekurangan

1. Sangat mahal untuk dibeli, bahkan lebih mahal lagi untuk melakukan kustomisasi.
2. Penerapan mungkin mengharuskan dilakukannya perombakan besar pada perusahaan dan proses-proses yang dimilikinya.
3. Sangat rumit dan banyak perusahaan tidak dapat menyesuaikan diri.
4. Melibatkan proses berkelanjutan jika ingin diterapkan, yang mungkin tidak akan pernah berhenti.
5. Keahlian dalam ERP terbatas sehingga menimbulkan masalah berkelajutan dalam ketenagakerjaan.