Manajemen Operasional - Total Productive Maintenance

Sejarah Total Productive Maintenance (TPM)

William Edward Deming yang dilahirkan di Sioux City, Deming dikenal sebagai salah satu ‘Great Quality Pioneer’ atau “the father of the quality evolution”. Ia adalah seorang ahli statistik, Deming mendapatkan gelar sarjananya dari Universitas Wyoming, lalu melanjutkan masternya di Universitas Colorado dan memperoleh Doktornya di Yale. Deming sukses menerapkan pendekatan statistikal dalam pengaplikasiannya dalam bidang industri, hingga pada konsep Total Quality Management (TQM) yang masyhur itu dalam korporasi industri. Salah satu teorinya dalam produksi adalah tentang Variabilitas, bahwa bagaimana mengurangi produk cacat atau gagal seminimal mungkin yang terkenal dengan nama “eksperimen manik-manik merah” dalam kontrol statistik. Buku terkenalnya adalah Out of the Crisis yang menjelaskan (14 point for management) 14 langkah yang harus ditempuh manajemen untuk transformasi organisasi. Selain itu Deming sering menganjurkan bahwa Top Management dan karyawan adalah setara dalam dalam mendapatkan situasi kerja yang nyaman. “Top Management penting, namun karyawanlah yang membuat bisnis produksi tetap berjalan” ujarnya.

Manajemen pemeliharaan mesin / peralatan modern dimulai dengan apa yang disebut preventive maintenance yang kemudian berkembang menjadi productive maintenance. Kedua metode pemeliharaan ini umumnya disingkat dengan PM dan pertama kali diterapkan oleh industri-industri manufaktur di Amerika Serikat kemudian masuk ke Jepang dan berkembang menjadi suatu sistem baru khas Jepang, dikenal dengan Total Productive Maintenance.

Perkembangan TPM di Jepang 1950 an Era Perbaikan dan Pemeliharaan setelah kerusakan / breakdown maintenance. Breakdown maintenance / corrective maintenance (Reparasi) yaitu tindakan korektif yang dilakukan setelah terjadi kerusakan/kelainan pada mesin/ peralatan, dengan tujuan untuk mengembalikan kondisi mesin/peralatan tersebut kepada kondisi standar yang diperlukan. Preventive  maintenance mulai dikenal pada tahun 1960-an, pekerjaan maintenance untuk menghindarkan terjadinya kerusakan mesin, dalam prakteknya dapat dibedakan atas routine maintenance dan periodic maintenance. Routine Maintenance yaitu pekerjaan maintenance dilakukan secara rutin tanpa dipanggil, sesuai petunjuk mesin, dilakukan secara rutin (harian), meliputi : a. pembersihan peralatan, b. pelumasan, c. pengecekan isi bahan bakar, d. penggantian oli, dan e. mungkin termasuk pemanasan mesin-mesin selama beberapa menit sebelum dipakai beroperasi sepanjang hari. Periodic Maintenance kegiatan pemeliharaan yang dilakukan secara periodik atau berkala dalam jangka waktu tertentu, misalnya : a. setiap seminggu sekali, b. sebulan sekali c. bahkan setahun sekali. Periodic maintenance dapat pula dilakukan berdasarkan lamanya jam kerja mesin. Misal : 1000 km, 5000 km, dst. 100 jam pemakaian, dll. Kemudian berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang ada dan kemudian pada tahun 1970-an muncul apa yang disebut productive maintenance. Productive Maintenance Pekerjaan maintenance yang dilakukan dengan mengharapkan peralatan dapat tahan lama dan selalu dalam kondisi baik. Ciri-ciri pengembangan Productive Maintenance (PM) : a. Sasaran pemeliharaan lebih jelas dan lengkap, b. Metoda kerja lebih baik, c Menekankan cost reduction, d. Membangkitkan/timbulnya Quality Control Circle dan proposal ide per unit kerja/ per individu (lebih kritis), e. Hasil-hasil kinerja dapat diukur, dievaluasi dan diperbaiki,               f. Adanya Training-training untuk pengelola dan teknisi. Dan pada 1980 an Era Total Productive Maintenance, dan hingga saat ini terus dikembangkan. 

Nippondenso, bagian dari Toyota, merupakan perusahaan pertama di Jepang yang memperkenalkan perawatan/pemeliharaan preventif seluas pabrik pada tahun 1960. Dalam pemeliharaan preventif operator memproduksi barang dengan menggunakan mesin dan kelompok pemeliharaan didedikasikan untuk pekerjaan pemeliharaan mesin tersebut. Namun dengan tingginya tingkat otomasi Nippondenso, pemeliharaan menjadi masalah karena begitu banyak personil pemeliharaan yang lebih dibutuhkan. Jadi manajemen memutuskan bahwa banyak pemeliharaan rutin atas peralatan akan dilakukan oleh operator sendiri. Ini tidak untuk mengurangi biaya, namun operator memiliki pemahaman yang lebih baik bagaimana peralatan bekerja pada setiap hari, dapat mengetahui apakah masalah muncul, dapat mengetahui apakah kualitas menurun dan melalui pembelajaran terus-menerus, dimungkinkan untuk mengikuti jalur karir untuk bekerja lebih baik.

Pengertian

Peppard dan Philip (1997) menjelaskan bahwa pada TPM, mesin-mesin dipelihara dan tim yang ada tidak menunggu hingga terjadi kerusakan untuk melakukan perbaikan mesin, tetapi secara reguler merawatnya untuk menjamin ketersediaan secara terus-menerus. TPM adalah proses perawatan yang dikembangkan untuk meningkatkan produktivitas dengan membuat proses lebih handal dan tidak boros.

Elemen penting dalam TPM yaitu:

 a. Training,

 b. Prinsip sikap kerja 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) sebagai jalan masuk menuju TPM, dan

 c. Dasar pemikiran Autonomous Maintenance sebagai pengembangan pola berpikir self maintenance pada karyawan.

Tujuan TPM

Tujuan awal dari TPM:

"Terus memperbaiki semua kondisi operasional dalam sistem produksi; dengan menstimulasi kesadaran sehari-hari semua karyawan" (oleh Seiichi Nakajima, Jepang, JIPM)

Pada awalnya TPM dimaksudkan hanya untuk diterapkan pada Bagian Produksi dalam suatu pabrik, tetapi pada tahun 1989, Japan Institute of Plant Maintenance mengemukakan definisi yang lebih luas, bahwa TPM dapat diterapkan pada seluruh bagian perusahaan termasuk administrasi, pemasaran, bahkan bagian penelitian dan pengembangan (R&D).

Tujuan TPM

1.      Mengurangi waktu tunggu pada saat operasi

2.      Meningkatkan ketersediaan alat sehingga menambah waktu produktive.

3.      Memperpanjang umur pakai.

4.      Melibatkan pemakai dalam sistem perawatan.

5.      Pelaksanaan program prevention maintenance dan peningkatan kemampuan merawat

Akhirnya TPM akan menyediakan bahan-bahan praktis dan transparan untuk mencapai keunggulan operasional.

Prinsip-Prinsip Total Productive Maintenance (TPM)

1. meningkatkan efektifitas dan efisiensi peralatan secara menyeluruh dengan Overall Equipment Efficiency (OEE)

OEE adalah matriks yang digunakan untuk mengidentifikasi presentase waktu produksi yang direncanakan yang benar-benar produktif.

2. memperbaiki sistem perawatan secara terencana
3. memfungsikan operator sebagai pemantau yang baik
4. melaksanakan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan operasional kualitas maintenance
5. membangun keterlibatan setiap orang dan menggunakan kerjasama lintas fungsi

Budaya kerja 5S

1. Seiri       à pemilahan           à Ringkas
2. Seiton    à penataan                        à Rapi
3. Seiso      à pembersihan     à Resik
4. Seiketsu à pemantapan      à Rawat
5. Shitsuke à pembiasaan      à Rajin

Konsep TPM

1.Memaksimalkan pengunaan peralatan secara efektif.

2.Perawatan secara otomatis oleh operator.

3.Kelompok aktivitas kecil

Keuntungan TPM:
- meningkatkan produktivitas alat
- mengurangi downtime alat
- meningkatkan kapasitas pabrik
- mengurangi biaya produksi dan biaya maintenance
- mengarah pada nol cacat produk yang disebabkan alat
- meningkatkan kepuasan kerja
- mempercepat balik modal

8 Pilar Total Productive Maintenance

1.         Autonomous Maintanace (AM)

Melakukan perawatan terhadap mesin yang dipakai. Mengubah mindset operator dari “ I run it, you fixed it” ke “ I care”.

Menjalankan AM berarti:

-           Operator care terhadap mesin

-           Operator harus mengerti dengan mesin (dari cara mengoperasikan nya hingga repair)

-           Harus ada perubhana paradigm, problem yang menyebabkan mesin stop atau menjadi tidak efektif bisa benar-benar dihilangkan.

Ketika mesin beroperasi lebih baik, orang juga akan bekerja lebih baik. Ketika orang bekerja lebih baik maka keseluruhan pabrik akan lebih baik. Terdapat 7 langkah dan aktifitas yang dilkukan pada Jisshu Hozen:

a.         Melakukan initial cleaning

b.         Menghilangkan sumber pengotor dan bagian yang sulit dijangkau

c.          Standar untuk cleaning, dan inspeksi

d.         Inspeksi peralatan secara keseluruhan

e.         Inspeksi proses secara keseluruhan

f.          Menyusun standard autonomous maintenance

g.         Melakukan manajemen mandiri

2.         Planned Maintanance (PM)

-           Meningkatkan keefektifan dari department maintenance untuk menghilangkan losses

-           Meningkatkan kemampuan operator dan teknisi

-           Menciptakan sistem preventive maintenance yang kuat untuk memperoleh zero breakdown yang akhirnya akan mengurangi biaya maintenance

3.         Focus Improvement (FI)

-           Menentuan dan mengajak metodologi problem solving yang tepat untuk menghilangkan losses

-           Menganalisa losses dan melakukan eksekusi untuk menghilangkan losses yang ada melalui project improvement.

4.         Education and Training (ET)

-           Menyediakan sistem pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan ketrampilan karyawan.

-           Secara rutin menyelenggarakan training dan coaching serta mengevaluasi dari pelatihan losses.

5.         Quality Maintenance

-           Mendapatkan zero quality defect dengan cara menjaga kondisi mesin

-           Meningkatkan kemampuan operator supaya bisa mengenali setiap potensi  pada produk termasuk kemampuan proses.

6.         Safety, Hygene & Enviromental  (SHE)

-           Menciptakan area kerja yang aman dan sehat, dimana sangat kecil kemungkinan terjadi kecelakaan.

-           Mencapai dan mempertahankan zero accident.

-           Temukan dan perbaiki area rawan kecelakaan untuk memasikan keselamatan dan kesehatan lingkungan.

7.         Office

-           Mencapai zero administrative losses

-           Menyediakan informasi yang cepat dan akurat

-           Prosedur yang mudah

8.         Early Management (EM)

-           Mengurangi lead time product development

-           Mengurangi lead time machine development & maintenancd prevention.

12 Langkah Penerapan TPM

Perusahaan yang telah sukses umumnya memiliki perencanaan implementasi TPM yang terdiri atas 12 langkah berikut:

1 – Pengumuman program TPM

Top management harus menciptakan lingkungan yang akan mendukung berjalannya program TPM. Tanpa dukungan manajemen, akan ada skeptisme dan resistensi yang kemungkinan bisa melumpuhkan inisiatif.

2 – Adakan program pelatihan secara formal

Program ini akan memberikan informasi dan mengedukasi setiap karyawan di perusahaan tentang aktifitas TPM, manfaat, serta pentingnya kontribusi setiap orang untuk mensukseskannya. Pelatihan ini dapat diberikan oleh praktisi intern (jika ada) atau oleh konsultan outsource.

3 – Ciptakan struktur organisasi pendukung

Tim ini akan memelihara dan memastikan berjalannya TPM segera setelah program dimulai. Aktifitas berbasis-tim sangat penting untuk kesuksesan TPM. Tim ini umumnya terdiri atas orang-orang dari setiap level organisasi – mulai dari manajemen hingga shop floor. Tim inilah yang akan melakukan komunikasi dan memastikan setiap orang bekerja dengan tujuan yang sama.

4 – Tentukan aturan dasar TPM dan target-target kuantitatif

Lakukan analisa terhadap keadaan saat ini dan tentukan target yang SMART: Specific, Measurable, Attainable, Realistic dan Time-based. Lihat juga Delapan Pilar TPM.

5 – Buat master deployment plan yang mendetail

Perencanaan ini akan mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan, kapan pelatihan harus diadakan, kapan dilakukan restorasi dan perbaikan mesin, sistem manajemen dan teknologi maintenance.

6 – Kick-off TPM

Implementasi dimulai pada tahap ini.

7 – Tingkatkan efektifitas setiap mesin yang ada

Tim project akan menganalisa setiap mesin dan melakukan perbaikan yang diperlukan.

8 – Adakan program autonomous maintenance oleh operator

Pembersihan dan inspeksi rutin yang dilakukan operator akan membantu menstabilkan kondisi mesin dan mencegah kerusakan/penurunan performa.

9 – Adakan program preventive maintenance yang terencana

Buat jadwal untuk melakukan perawatan untuk mencegah kerusakan di setiap mesin yang ada.

10 – Berikan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan maintenance dan operasional

Bagian maintenance dapat menjadi narasumber dan pengajar yang memberikan pelatihan, saran, dan informasi mengenai mesin kepada tim.

11 – Kembangkan program early equipment management

Buat prinsip-prinsip perawatan untuk pencegahan pada proses perancangan mesin.

12 – Continuous improvement

Seperti yang dilakukan dalam setiap inisiatif Lean, organisasi harus mengembangkan pola pikir continuous improvement untuk ‘mengawetkan’ semua perbaikan dan hasil dari perbaikan yang telah didapat.

            Maintenance dan reliability sebagai strategi bisnis yang mendasar adalah kunci sukses implementasi TPM. Tanpa dukungan dari top management, TPM hanya akan menjadi ‘tren sementara’ yang akan segera berlalu. Implementasi TPM dengan mengikuti 12 langkah diatas akan menuntun anda di jalan menuju “zero breakdowns” dan “zero defects”.

Performance maintenance terdiri dari 3 bagian (Kostas N. D, 1981 :73),

 Reliability adalah kemungkinan (probabilitas) dimana peralatan dapat beroperasi dibawah keadaan normal dengan baik. Mean Time Between Failure (MTBF) adalah rata – rata waktu suatu mesin dapat dioperasikan sebelum terjadinya kerusakan. MTBF ini dirumuskan sebagai hasil bagi dari total waktu pengoperasian mesin dibagi dengan jumlah/frekuensi kegagalan pengoperasian mesin karena breakdown. Hasil perhitungannya dapat dilihat pada tabel dibawah ini :

 Maintainability adalah suatu usaha dan biaya untuk melakukan perawatan (pemeliharaan). Suatu pengukuran dari maintainability adalah Mean Time To Repair (MTTR), tingginya MTTR mengindikasikan rendahnya maintainability. Dimana MTTR merupakan indikator kemampuan (skill) dari operator maintenance mesin dalam menangani atau mengatasi setiap masalah kerusakan.

Dimana Breakdown Time adalah termasuk waktu menunggu untuk repair, waktu yang terbuang untuk melakukan repair, waktu yang terbuang untuk melakukan pengetesan dan mendapatkan peralatan yang siap untuk mulai beroperasi.

 Availability adalah proporsi dari waktu peralatan/mesin yang sebenarnya tersedia untuk melakukan suatu pekerjaan dengan waktu yang ditargetkan seharusnya tersedia untuk melakukan suatu pekerjaan. Atau dengan definisi lain bahwa availability adalah ratio untuk melihat line stop ditinjau dari aspek breakdown saja. 

Manfaat Total Productive Maintainance

Manfaat TPM secara sistematik dalam rencana kerja jangka panjang pada

perusahaan khususnya menyangkut faktor-faktor berikut:

1. Peningkatan produktivitas dengan menggunakan prinsip-prinsip TPM  akan meminimalkan kerugian-kerugian  pada perusahaan.

2. Meningkatkan kualitas dengan TPM,  meminimalkan kerusakan pada mesin/peralatan dan downtime mesin dengan metode terfokus.

3. Waktu delivery ke konsumen dapat ditepati, karena produksi yang tanpa gangguan akan lebih mudah untuk dilaksanakan.

4. Biaya produksi  rendah karena rugi dan pekerjaan yang tidak  member nilai tambah dapat dikurangi.

5. Kesehatan dan keselamatan lingkungan kerja lebih baik.

6. Meningkatkan motivasi kerja, karena hak dan tanggung jawab didelegasikan oleh setiap orang.