Manajemen Operasional - Total Productive Maintenance (TPM)

I.                   DEFINISI TPM

Seiichi Nakajima, Vice Chairman of The Japan Institute of Plan Maintenance mendefinisikan Total Productive Maintenance (TPM) sebagai suatu pendekatan yang inovatif dalam maintenance dengan cara mengoptimasi keefektifan peralatan, mengurangi/menghilangkan kerusakan mendadak (breakdown), dan melakukan perawatan mandiri oleh operator (Autonomous Maintenance by Operator).

Total Productive Maintenance (TPM) adalah konsep pemeliharaan yang melibatkan semua karyawan. Tujuannya adalah mencapai efektifitas pada keseluruhan sistem produksi melalui partisipasi dan kegiatan pemeliharaan produktif.

Pengertian masing-masing kata pada konsep TPM
Total:
-     Melibatkan semua karyawan
-     Bertujuan untuk mengeliminasi kecelakaan, kerusakan dan kecacatan
Productive:
-     Program maintenance berjalan dengan baik sementara itu kapasitas produksi tetap terjaga dengan baik
-     Efisiensi produksi yang tinggi dengan ration kerusakan yang rendah
Maintenance:
-     Performance mesin yang tinggi
-     Mesin terjaga dengan baik, bersih, dan terlubrikasi

II.                SEJARAH TPM

Total Productive Maintenance merupakan suatu konsep baru tentang kegiatan pemeliharaan yang berasal dari Amerika yang di populerkan di Jepang dan berkembang menjadi suatu sistem baru khas Jepang yang dikenal sebagai sistem Total Productive Maintenance yang kita kenal seperti sekarang ini. Total Productive Maintenance berkembang dari filosifi yang dibawa oleh Dr. W. Edward Deming yang mempopulerkannya di Jepang setelah perang dunia ke-2 dengan pendekatan pemanfaatan data untuk melakukan control kualitas dalam produksi, dan lambat laun pendekatan pemanfaatan data juga dilakukan untuk melakukan kegiatan pemeliharaan dalam berproduksi. Perusahaan yang pertama kali mengimplementasikan penggunaan Total Productive Maintenance adalah Nippondenso corp, yang dipelopori oleh Seiichi Nakajima. Tidak lama kemudian, Nippondenso meraih pengakuan dan penghargaan atas kesuksesan mengimplementasikan Total Productive Maintenance dari Japanese Institute Of Plant Engineering (JIPE). Seiichi Nakajima-lah yang kemudian mempopulerkan dan mengkampanyekan Total Productive Maintenance dengan menulis berbagai buku dan artikel pada akhir tahun 80an dan terus berkembang di awal tahun 90an.

III.             PRINSIP-PRINSIP TPM

·         Meningkatkan efektivitas semua peralatan

TPM bertujuan untuk memaksimalkan efektivitas mesin/peralatan secara keseluruhan (overall effectiveness).TPM dirancang untuk mencegah terjadinya suatu kerugian karena terhentinya aktivitas produksi, yang disebabkan oleh kegagalan fungsi dari suatu peralatan (mesin) , kerugian yang disebabkan oleh hilangnya kecepatan produksi mesin yang diakibatkan oleh kegagalan fungsi suatu komponen tertentu dari suatu mesin produksi , dan kerugian karena cacat yang disebabkan oleh kegagalan fungsi komponen atau mesin produksi. Jadi dapat di simpulkan secara sederhana bahwa tujuannya diaplikasikannya TPM adalah untuk mengoptimalkan efisiensi sistem produksi secara keseluruhan melalui aktivitas pemeliharaan dan perbaikan secara terorganisir.

·         Memperbaiki system perawatan terencana

Planned Maintenanceatau parawaran terencana mencakup Breakdown Maintenance, Preventive Maintenance, dan Improvement Maintenance. Perbaikan jenis ini didefinisikan sebagai konsep perbaikan berkelanjutan yangmelibatkan seluruh karyawan untuk meningkatkan perawatan mesin, peralatan, dan meningkatkan produktivitas. Indikator kesuksesan TPM di ukur oleh OEE (Overall Equipment Effectiveness) dimana ukuran kinerja ini mencakup ke berbagai macam kerugian (losses) seperti downtime, changeover, speed loss, idle mesin, stoppages, startup, defect, dan rework.

Pada dasarnya, masalah pemeliharaan dan perbaikan sudah timbul sejak pemilihan instalasi atau peralatan. Hal ini disebabkan karena suatu sistem pemeliharaan dan perbaikan hanya dapat dilakukan dengan baik dan benar jika sekurang-kurangnya telah dipahami prinsip kerja dan karakteristik instalasi, konstruksi dan filsafat perancangannya, bahan dan energi yang digunakan, serta jumlah dan kualifikasi operator dan teknisi yang menanganinya. Dimana system pemeliharaan dan perbaikan meliputi semua usaha untuk menjamin agar instalasi senantiasa dapat berfungsi dengan baik, efisien dan ekonomis, sesuai dengan spesifikasi dan kemampuannya.  Sementara disisi lain hal yang perlu diperhatikan bahwa biaya pemeliharaan dan perbaikan haruslah dapat ditekan seminimal mungkin.

·         Operator merupakan monitor keadaan yang terbaik

Operator mesin ikut bertanggung jawab terhadap kondisi mesinnya dan sebisa mungkin harus dapat ikut ambil bagian dalam kegiatan maintenance awal seperti misalnya memberikan pelumasan, membersihkan mesin dan daerah sekitar serta berperan serta aktif dalam inspeksi karena yang pertama kali mengetahui kondisi mesin tersebut adalah operator.

·         Menyediakan pelatihan untuk meningkatkan skill pengoperasian dan perawatan

Pendidikan dan latihan teknis dapat dilakukan melalui seminar atau pertemuan rutin. Sasaran pelatihan adalah sumber daya manusia (SDM) secara keseluruhan yang bertujuan meningkatkan produktivitas mesin. Program ini ditujukan untuk multi-terampil direvitalisasi karyawan yang tinggi dan semangat juang untuk bekerja dan melakukan semua fungsi yang diperlukan secara efektif dan mandiri.          

Hal ini bertujuan untuk memiliki multi-terampil direvitalisasi karyawan yang semangat tinggi dan yang memiliki bersemangat untuk datang bekerja dan melakukan semua fungsi yang diperlukan secara efektif dan mandiri. Pendidikan diberikan kepada operator untuk meningkatkan keterampilan mereka. Tidak cukup hanya mengetahui "Know-How" oleh mereka juga harus belajar "Tahu-mengapa". Dengan pengalaman yang mereka peroleh, "Know-How" untuk mengatasi masalah apa yang harus dilakukan. Hal ini mereka lakukan tanpa mengetahui akar penyebab masalah dan mengapa mereka melakukannya. Oleh karena itu menjadi perlu untuk melatih mereka mengetahui "Tahu-mengapa". Para karyawan harus dilatih untuk mencapai empat fase keterampilan. Tujuannya adalah untuk menciptakan sebuah pabrik penuh ahli. Tahap yang berbeda dari keterampilan.

ü  Tahapan- tahapan training:

Tahap 1 : Tidak mengenal sama sekali.

Tahap 2 : Mengenal teori tapi tidak dapat melakukan.

Tahap 3 : Dapat melakukan tetapi tidak bisa untuk mengajarkan.

Tahap 4 : Dapat melakukan dan bisa untuk mengajarkan.

ü  Kebijakan:

1.      Berfokus kepada perbaikan pengetahuan, ketrampilan-ketrampilan dan

teknik-teknik.

2.      Menciptakan suatu lingkungan pelatihan untuk pelajaran berdasar pada rasa

memerlukan dari dalam diri sendiri tanpa ada paksaan.

3.      Kurikulum pelatihan mendorong ke arah bahwa karyawan menjadi suatu

bagian yang sangat vital.

4.      Pelatihan untuk menghilangkan kelelahan dan kebosanan karyawan dan

membuat suasana bekerja yang menyenangkan.

ü  Sasaran :

1.      Mencapai penurunan nilai downtime karena kekurangan orang yang

memiliki pengetahuan, mengakibatkan kekosongan di mesin-mesin.

2.      Mencapai Zero defect yang disebabkan oleh ketiadaan pengetahuan / 

ketrampilan-ketrampilan / teknik-teknik.

3.      Mencoba mencapai 100% apa yang telah menjadi rencana dan target awal.  

yaitu meningkatkan mutu ketrampilan-ketrampilan mereka yang bekerja.

ü  Langkah – langkah dalam kegiatan Training :

1.      Menentukan kebijakan, prioritas-prioritas dan mengecek penyajian status

pendidikan dan pelatihan.

2.      Tetapkan sistim pelatihan untuk meningkatkan ketrampilan operasi dan

pemeliharaan.

3.      Pelatihan karyawan dengan tujuan untuk meningkatkan mutu ketrampilan-

ketrampilan operasi dan pemeliharaan.

4.      Persiapan agenda dan jadwal pelatihan.

5.      Pelaksanan pelatihan.

6.      Evaluasi aktivitas dan analisa, ini dibutuhkan sebagai data apabila ada

pelatihan berikutnya.

·         Melibatkan semua orang dan memanfaatkan kerja sama team lintas fungsi yang bersifat perawatan mandiri

Teamwork and coordination merupakan elemen dasar dalam konsep menumbuhkan sikap memiliki.  TPM berorientasi pada pegawai dalam kegiatan pemeliharaan dan tim kerja merupakan aspek yang dipentingkan. Dalam implementasi TPM ada beberapa tim kerja yaitu autonomous maintenance team (AMT) dan  focus improvement team (FIT).

AMT terdiri dari operatoryang melakukan kegiatan pemeliharaan secara rutin. AMT memiliki kontribusi dalam perbaikan aktivitas yang mampu menghentikan atau mengurangi laju kerusakan mesin, mengendalikan kontaminasi mesin dan menjaga mesin dalam keadaan produktif.  FIT terdiri dari tenaga ahli, teknisi pemeliharaan dan beberapa operator terpilih yang akan memberikan pelatihan pada tingkat terendah tentang mesin dan perlengkapannya, kegiatan preventive maintenance dan tugas-tugas harian lainnya. FIT berkontribusi terhadap pemenuhan target untuk meminimasi tingkat kerugian. FIT yang mapan akan mempermudah koordinasi dengan perusahaan.

IV.             DELAPAN PENDUKUNG UTAMA TPM

1.     Autonomous Maintenance (Perawatan Mandiri)

Aktivitas yang dilakukan dalam perawatan mandiri adalah pertama, melatih operator guna mengurangi celah antara operator dan staf maintenance, sehingga mudah saling bekerjasama sebagai satu team. Kedua, mengubah perlengkapan sehingga operator dapat mengidentifikasi kondisi yang tidak normal dan mengukur kerusakan sebelum berdampak pada proses yang mengakibatkan kegagalan.

Tujuh langkah implementasi untuk mengembangkan pengetahuan, peranan, dan tanggung jawab operator terhadap alat:

Ø  Melakukan pembersihan awal dan pemeriksaan

Ø  Menanggulangi sebab dan akibat dari kotoran dan debu

Ø  Melakukan pembersihan dan standar pelumasan

Ø  Mengadakan pelatihan pemeriksaan umum

Ø  Melakukan pengecekan inspeksi peralatan

Ø  Kontrol dan manajemen tempat kerja

Ø  Peningkatan yang dilakukan terus menerus

2.     Planned Maintenance (Perawatan Terencana)

Menjadwalkan tugas perawatan berdasarkan tingkat peramalan dan tingkat kegagalan terhadap alat dan perlengkapan. Standar perawatan dari setiap bagian mesin harus tercapai, seperti :

ü  Pengoperasian yang benar

ü  Pengaturan yang tepat

ü  Pembersihan

ü  Pelumasan

ü  Pengencangan

ü  Perbaikan kerusakan-kerusakan/cacat kecil

ü  Suku cadang yag bermutu.

3.     Equipment and Process Improvement

Tujuannya untuk memaksimalkan efisiensi dengan menghilangkan sampah dan kerugian manufaktur. Kerugian manufaktur meliputi tiga kategori :

·         Kerugian peralatan (equipment losses)

o   Downtime loss : kesalahan pada alat dan kesalahan penyetelan alat

o   Speed loss : lelet, kecepatan alat berkurang

o   Quality loss : kesalahan pada proses

·         Kerugian tenaga kerja (manpower losses)

o   Pembersihan dan pemeriksaan

o   Menunggu bahan material

o   Menunggu instruksi

o   Menunggu konfirmasi kualitas

·         Kerugian bahan (material losses)

4.     Early Equipment Management (Manajemen Peralatan Baru)

Bertujuan untuk mempersingkat sistem pada peralatan-peralatan baru. Peralatan baru perlu dibuat mudah dioperasikan, mudah dibersihkan, mudah dirawat dan awet, cepat disetel, biaya operasional yang murah.

5.     Process Quality Management (Manjemen Kualitas Proses)

Merupakan proses dari mengontrol keadaan komponen peralatan yang mempengaruhi kualitas produk. Tujuannya untuk menciptakan dan memelihara kondisi pencapaian nol cacat produk (produk tanpa cacat). Tingkat kualitas berhubungan erat dengan: kondisi bahan/material, ketelitian alat, metode produksi, dan parameter proses.

6.     TPM in the office-in administrative and support departments (TPM di dalam bagian administrasi dan pendukung)

Bagian administrasi dan department pendukung juga mempengaruhi proses dalam TPM, karena mereka meiliki tugas pokok : mengumpulkan, mengolah, dan mendistribusikan informasi.

7.     Education and training (Pendidikan dan Pelatihan)

Pendidikan dan pelatihan TPM adalah proses belajar yang terus menerus. Dua komponen utama dalam education and training yaitu :

§  Soft skills training : bagaimana bekerja sebagai tim, pelatihan mengenai perbedaan, pelatihan komunikasi

§  Technical training : pelatihan problem-solving dan keterampilan dalam peralatan yang terkait

8.     Safety and environmental management (Manajemen Lingkungan dan Keamanan/Keselamatan)

Menjamin keselamatan dan mencegah dampak buruk terhadap lingkungan merupakan prioritas penting dalam tindakan TPM. Tujuannya adalah untuk menghilangkan resiko kesehatan dan keselamat kerja, sehingga tenaga kerja dapat bekerja dengan kondisi pada tempat kerja yang aman.

V.                IMPLEMENTASI TPM

Tiga Fase dan Duabelas Langkah Penerapan TPM

FASE 1. PERSIAPAN

1.      Mengumumkan Keputusan Pimpinan Puncak untuk Memperkenalkan TPM.

Top management harus menciptakan lingkungan yang akan mendukung berjalannya program TPM. Tanpa dukungan manajemen, akan ada skeptisme dan resistensi yang kemungkinan bisa melumpuhkan inisiatif.

2.      Kampanye Progam Pelatihan Secara Formal.

Program ini akan memberikan informasi dan mengedukasi setiap karyawan di perusahaan tentang aktifitas TPM, manfaat, serta pentingnya kontribusi setiap orang untuk mensukseskannya. Pelatihan ini dapat diberikan oleh praktisi intern (jika ada) atau oleh konsultan outsource.

3.      Menciptakan Organisasi yang mengarah pada peningkatan TPM.

Tim ini akan memelihara dan memastikan berjalannya TPM segera setelah program dimulai. Aktifitas berbasis-tim sangat penting untuk kesuksesan TPM. Tim ini umumnya terdiri atas orang-orang dari setiap level organisasi – mulai dari manajemen hingga shop floor. Tim inilah yang akan melakukan komunikasi dan memastikan setiap orang bekerja dengan tujuan yang sama.

4.      Menentukan Dasar-Dasar Kebijakan TPM dan Sasaran TPM.

Lakukan analisa terhadap keadaan saat ini dan tentukan target yang SMART: Specific, Measurable, Attainable, Realistic dan Time-based. Lihat juga Delapan Pilar TPM.

5.      Merumuskan Sebuah Master Plan Untuk Pengembangan TPM.

Perencanaan ini akan mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan, kapan pelatihan harus diadakan, kapan dilakukan restorasi dan perbaikan mesin, sistem manajemen dan teknologi maintenance.

6.      Menguasai “ Kick Off “ TPM.

Implementasi dimulai pada tahap ini.

FASE 2. PENERAPAN TPM                 

1.      Meningkatkan Keefektifan Peralatan.

Tim project akan menganalisa setiap mesin dan melakukan perbaikan yang diperlukan.

2.      Menetapkan Sebuah Program Pemeliharaan Mandiri Para Operator.

Pembersihan dan inspeksi rutin yang dilakukan operator akan membantu menstabilkan kondisi mesin dan mencegah kerusakan/penurunan performa.

3.      Menyusun Sebuah Program Pemeliharaan Terjadwal.

Buat jadwal untuk melakukan perawatan untuk mencegah kerusakan di setiap mesin yang ada.

4.      Menyelenggarakan Pelatihan Untuk Meningkatkan Ketrampilan Operasi dan Pemeliharaan.

Bagian maintenance dapat menjadi narasumber dan pengajar yang memberikan pelatihan, saran, dan informasi mengenai mesin kepada tim.

5.      Kembangkan Program Manajemen Pemeliharaan Awal.

Buat prinsip-prinsip perawatan untuk pencegahan pada proses perancangan mesin.

FASE 3. STABILISASI

Continuous improvement.

Organisasi harus mengembangkan pola pikir continuous improvement untuk ‘mengawetkan’ semua perbaikan dan hasil dari perbaikan yang telah didapat agar menjadi Perfect TPM implementation dan meningkatkan level TPM.

Harapan hasil dari implementasi TPM

·         Hasil-hasil yang nyata dan terukur, perusahaan yang telah  mengimplementasikan TPM dengan baik memiliki tingkat kerusakan peralatan, kecelakaan  kerja, produk cacat, keluhan konsumen, serta biaya produksi yang rendah.

·         Mengubah kebiasaan di lingkungan kerja (Membuang kebiasaan buruk dan mengembangkan kebiasaan yang baik).

Dengan TPM perusahaan yang sebelumnya tidak teratur ( kotor ), penuh dengan sisa-sisa material produksi, kebocoran-kebocoran aliran, peralatan berkarat dan lainnya berubah menjadi lingkugan kerja yang bersih dan nyaman.

Mengukur Keberhasilan TPM

Keberhasilan kegiatan TPM haruslah terukur agar pelaksanaan kegiatannya jelas dan terarah. Parameter untuk mengukurnya adalah TPM Indeks, yang meliputi:

·         Ketersediaan (Availability)

·         Performa/Kinerja mesin (Performance)

·         Kualitas produk (Quality)

Keuntungan dari pelaksanaan TPM bisa dinikmati oleh semua pihak karena adanya

peningkatan efektivitas dari fasilitas yang dapat dilihat melalui peningkatan Overall Equipment Effectivenes. Overall Equipment Effectivenes (OEE)merupakan suatu indikator dari efektivitas suatu proses.TPM mempertimbangkan OEEsebagai salah satu ukuran performancedan perbaikan yang signifikan. Perhitungan OEEadalah sebagai berikut:

Overall Equipment Effectiveness = % availability x % performance x % quality

Availability

Yaitu kesediaan atau kesiapan mesin dalam beroperasi. Indeks standar untuk kesediaan atau kesiapan (Availability) yang ditetapkan oleh JIPM (Japan Institute of PlanMaintenance) adalah 90%. Rumus persamaan didalam mengkalkulasi nilai availability adalah:

Ada dua parameter yang mempengaruhi nilai availability yaitu:

·         MTTR (Mean Time To Repair) : Waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk memperbaiki mesin yang rusak. Semakin singkat waktu perbaikan maka semakin baik kualitas perawatan.

·         MTBF (Mean Time Between Failure) : Waktu rata-rata antara setiap kegagalan mesin yang terjadi. Semakin lama tenggang waktu antara kegagalan semakin baik kegiatan perawatan.

Maintenance dan reliability sebagai strategi bisnis yang mendasar adalah kunci sukses implementasi TPM. Tanpa dukungan dari top management, TPM hanya akan menjadi ‘tren sementara’ yang akan segera berlalu. Implementasi TPM dengan mengikuti 12 langkah di atasmenuju “zero breakdowns” dan “zero defects”.

Performance

Performance merupakan hasil kali dari operation speed rate dan net operation rate.

Performance efficiency = Net operation rate x Operating speed rate

Operation speed rate merupakan perbandingan antara kecepatan ideal mesin berdasarkan kapasitas mesin sebenarnya (theoretical/ideal cycle time) dengan kecepatan actual mesin (actual cycle time). Net operation rate merupakan perbandingan antara jumlah produk yang di proses (processes amount) dikali actual cycle time dengan operation time. Net operation time menghitung rugi-rugi yang diakibatkan oleh minor stoppages dan menurunya kecepatan produksi ( recuced speed).Persamaan matematikanya di tunjukkan sebagai berikut :

Quality

Rate of quality poduct adalah rasio jumlah yang lebih baik terhadap jumlah total produk yang di proses. Jadi rate of quality produk adalah hasil perhitungan dengan mengunakan dua factor berikut:

·         Processed amount (jumlah produk yang di proses)

·         Defect amount (jumlah produk yang cacat)

Rate of quality product dapat di hitung sebagai berikut :

Rate quality product = Proses amount - Defect /Processed amount x 100%

VI.           MANFAAT TPM

Manfaat TPM secara sistematik dalam rencana kerja jangka panjang pada

perusahaan khususnya menyangkut faktor-faktor berikut:

1.      Peningkatan produktivitas dengan menggunakan prinsip-prinsip TPM  akan meminimalkan kerugian-kerugian  pada perusahaan.

2.      Meningkatkan kualitas dengan TPM, meminimalkan kerusakan pada mesin/peralatan dan downtime mesin dengan metode terfokus.

3.      Waktu delivery ke konsumen dapat ditepati, karena produksi yang tanpa gangguan akan lebih mudah untuk dilaksanakan.

4.      Biaya produksi  rendah karena rugi dan pekerjaan yang tidak  member nilai tambah dapat dikurangi.

5.      Kesehatan dan keselamatan lingkungan kerja lebih baik.

6.      Meningkatkan motivasi kerja, karena hak dan tanggung jawab didelegasikan oleh setiap orang.